Tietosuoja

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue Ry:n tietosuojaseloste 

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue Ry noudattaa tietosuoja-asioissaan ja rekisterien käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. Seloste on laadittu 24.5.2018 ja sitä on muokattu 5.1.2021.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry

y-tunnus 2166242-5

Naapurintie 6 B 45

00940 Helsinki

www.rekkurescue.com

 

Yhteyshenkilö

Tiia Koskinen, puheenjohtaja

tiia@rekkurescue.com

 

2. Henkilörekisterin nimi

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry:n jäsen- ja yhteystietorekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyoikeuden tarkoitus

Jäsen- ja yhteysrekisteri sisältää tiedot yhdistyksen jäsenistä, eläinten adoptoijista, vapaaehtoisista, asiakkaista, yhteistyökumppaneiden sekä vapaaehtoiseksi, kilpailuihin sekä tapahtumiin ilmoittautuneiden tai osallistuneiden henkilötietoja. Rekisteröidyllä on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan.

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry:n toiminnassa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden tai muiden niihin verrattavien suhteiden sekä niistä johtuvien velvoitteiden hoitaminen; jäsenyyteen liittyvät asiat, tapahtumat, kampanja- viestintä- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen, asiakas – ja sidosryhmäyhteydenpito.

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön, rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena.

Henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksessa perustuu oikeutettuun etuun. Sähköinen suoramarkkinointi perustuu suostumukseen.

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry:n toiminnassa ei tehdä EU- tietosuoja-asetuksen tarkoittamia automatisoituja päätöksiä. Henkilötietoja ei käytetä profilointiin.

5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry varmistaa kattavin teknisin, fyysisin ja hallinnollisin suojatoimin henkilötietojen tietoturvallisuudesta. Tietojen eheydestä ja luotettavuudesta huolehditaan ja tiedot ovat saatavilla käyttötarkoituksiinsa, kun niitä tarvitaan.

Tietoturvallisuuden toteuttamisesta huolehditaan henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta alkaen kaikissa henkilötietojen käsittelyn elinkaaren vaiheissa, aina tietojen tietoturvalliseen hävittämiseen saakka.

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry pyrkii kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja esimerkiksi luvattomalta rekisteriin pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, väärinkäytökseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta tai muulta laittomalta käsittelyltä.

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry rekisterit on suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

Rekistereihin sisäänpääsy edellyttää erillisen käyttöoikeuden myöntämistä ja kirjautumista käyttäjätunnuksella tai henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella.

Rekistereihin tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterin ylläpitäjät ja henkilöt, jotka tehtäviensä hoitamisessa ko. rekisteriä tarvitsee.

Yhdistyksen hallitus myöntää käyttöoikeudet rekistereihin ja käyttöoikeus poistuu, kun henkilö ei enää tehtävässään tarvitse oikeutta ko. rekisteriin.

Rekisterin käytössä noudatetaan huolellisuutta. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Henkilötietoja käsittelevät vain siihen oikeutetut henkilöt, joiden tehtävien hoitamiseen se kuuluu.

6. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietojen säilytysaika

Jäsen- ja yhteystietorekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

– Rekisteröidyn koko nimi ja yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero sekä maa).
– jäseneksi liittymispäivämäärä.
– asiakkuuden ja sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (esim. asiakasnumero, lahjoitus- ja maksutiedot, pankkitilitiedot sekä asiointia koskevat muut tarpeelliset tiedot).
– muut eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry:n järjestämien tapahtumien, kampanjoiden, , vapaaehtoistoiminnan ja tukemisen asianmukaisen ja onnistuneen järjestämisen sekä niihin osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Henkilötieto poistetaan, kun käsittely- ja käyttötarve poistuu eikä henkilötietojen säilyttämiselle ole muuta perusteltua syytä.

Jäsenen henkilötiedot poistetaan, kun jäsen on ilmoittanut erostaan tai hänet on erotettu yhdistyksestä.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

7. Evästeiden käyttö

Yhdistys ei käytä tällä hetkellä evästeitä verkkopalveluissaan.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsen- ja yhteystietorekisteriin saadaan henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään. Rekisterinpitäjä rekisteröi ne tiedot, jotka rekisteröity itse yhdistykselle ilmoittaa.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen sisällä siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

10. Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään.

Tarkastuspyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna ja osoittaa se rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisemaan ja täydentämään virheellisiä tai puutteellisia tietojaan sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna tietojen oikaisupyynnöllä. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään.

Oikaisupyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna ja osoittaa se rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Oikeus henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ja henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry käsittelee poistopyynnön, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä tai ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta
pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esimerkiksi asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Jokaisella rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyn tulee esittää pyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään ja yksilöidä rajoitettavat tiedot.

Rajoituspyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisena allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Henkilötietojen siirrettävyys

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut sopimuksen tai suostumukseensa perustuen. Rekisteröidyn pyynnöstä kyseiset tiedot voidaan siirtää myös toiselle rekisterinpitäjälle, jolla on valmius ottaa kyseiset henkilötiedot vastaan tietoturvallisesti. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään.

Tarkastuspyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna ja osoittaa se rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

13. Rekisteröidyn kielto-oikeus

Rekisteröity voi antaa eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry:lle suostumuksia ja kieltoja liittyen uutiskirjeen vastaanottamiseen (suoramarkkinointi) seuraavasti:

Suostumus; uutiskirje
Kiellot; uutiskirje

Ilmoitus suostumuksesta tai kiellosta tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna ja osoittaa se rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

14. Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä laittomiksi arvioimistaan henkilötietojen käsittelytoimista valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoja valitusoikeuden toteuttamisesta www.tietosuoja.fi

15. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Eläinsuojeluyhdistys Rekku Rescue ry kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.